Gestão de Voluntários
GESTÃO DE VOLUNTÁRIOS NO TERCEIRO SETOR
Introdução
Quando o assunto é voluntários e instituições sociais, podemos encontrar desde instituições que são contra o voluntariado, e que afirmam se tratarem de pessoas sem comprometimento e que ocupam espaço de profissionais no mercado de trabalho; outras, que acreditam que voluntários podem fazer a diferença, mas que não entendem porque não conseguem manter essa força de trabalho; outras ainda, que têm sucesso em seu programa de voluntariado e que contam com dezenas de voluntários, que fazem total diferença em suas instituições.
Então, por que existem tantas diferenças no que se refere a voluntários e instituições sociais? O que faz instituições sociais terem sucesso ou fracassarem em seus programas de voluntariado?
Papel do Voluntário nas Instituições Sociais
A história política do Brasil influenciou nossa cultura e compreensão de mundo, e ao mesmo o voluntariado. Ao longo de nossa história, percebemos diferentes motivações e práticas dos voluntários. Na primeira fase do voluntariado no Brasil, evidenciava-se o caráter assistencialista e filantrópico do trabalho voluntário, com ações realizadas principalmente por membros de uma sociedade mais abastada. A partir de 1950, surgiu um voluntariado combativo, quando a sociedade começou a se articular e surgiram consequentemente os primeiros movimentos sociais, os sindicatos, comunidades eclesiais e ONGs. A redemocratização e a Nova Constituição, em 1988, fez com que o voluntariado incorporasse novas práticas de atuação social - o voluntariado cidadão - também fomentado pela criação do Movimento Ação da Cidadania contra a Fome, a Miséria e Pela Vida, iniciativa que contribuiu para a tomada de consciência da sociedade sobre sua responsabilidade na resolução de problemas da comunidade.
Hoje, na prática do voluntariado, coexistem valores tradicionais de assistencialismo e a ideia de transformação social e cidadania. Onde antes só existia a prática voltada à caridade, e a intenção de ajudar era a prioridade, sem importar a ação que seria executada, agora vemos a prática cidadã, no sentido de participação ativa dos indivíduos em assuntos da comunidade e de desenvolvimento dos cidadãos.
Se estas são as raízes das motivações do engajamento dos voluntários, quais as motivações das instituições para terem voluntários? Ou mais especificamente: por que uma instituição busca voluntários? Qual sua visão sobre voluntários? O que espera deles? De que forma a instituição acredita que os voluntários podem ajudar? Que papel atribuir aos voluntários? O quanto investir no programa de voluntariado?
Essas reflexões são importantes, pois, a maneira de como a instituição compreende o voluntariado, assim ela o trata. Ou seja, se a instituição vir o voluntariado como uma possibilidade de novos conhecimentos e aprendizagens, provavelmente contará com o comprometimento e lealdade dos voluntários. Ao contrário, se o voluntariado for visto somente como possibilidade de atender a uma demanda de forma gratuita, sem abrir espaços de participação e valorização, provavelmente terá dificuldades em fidelizá-lo. A decisão de ter voluntários não pode estar calcada somente na necessidade de pessoal ou na impossibilidade de pagar um salário a profissional.
Da mesma forma, é importante se fazer uma reflexão sobre o tipo de gestão que vigora na instituição. O quanto a instituição é flexível e se abre para uma gestão participativa? Qual sua capacidade de aprendizagem? O quanto há de transparência sobre sua atuação?
Voluntários trazem consigo ideias novas, que precisam ser consideradas. Entretanto, eles precisam ver a transparência da instituição, para que possam continuar acreditando e contribuindo com a causa. Se colaboradores remunerados permanecem vinculados a instituições sociais, mesmo quando encontram uma gestão centralizada, ou uma falta de políticas de recursos humanos, ou ainda quando não possuem identificação com a causa, ou quando o clima entre os colaboradores é ruim, o mesmo não acontece com voluntários. Voluntários vão permanecer nas instituições sociais enquanto se sentirem satisfeitos, ou no mínimo, quando há espaço para se manifestarem e sugerirem melhorias. Ou seja, um grande desafio para a gestão de pessoas de uma instituição é conseguir a cooperação de voluntários, e isso só se consegue com envolvimento e investimento.
Gestão de Voluntários
Pesquisas evidenciam causas que geram a desistência dos voluntários: conflitos com as atividades, com o público ou com a área, percepção de estar ocupando um posto de trabalho, falta de formação para a tarefa, desconsideração das expectativas e aptidões dos voluntários para a designação das tarefas, falta de preparação das instituições para recepção, inserção e acompanhamento de voluntários, dentre outras. O que fazer, então, para que essas situações não ocorram, e, consequentemente, a desistência dos voluntários?
É necessário fazer a gestão dos voluntários, isto é, a gestão de pessoas, aplicada à causa do voluntariado. Ela serve também para assegurar que haja qualidade, eficácia e alcance de resultados nas atividades executadas pelos voluntários. A gestão de voluntários é o planejamento, a organização, a coordenação e o monitoramento do programa de voluntariado para que ele tenha sucesso.
Quando uma instituição tem um profissional contratado na área de RH e já possui definido o processo de gestão de pessoas, fica fácil aplicá-lo ao voluntariado. Esta, no entanto, não é a realidade da maioria das instituições, que não têm uma gestão de pessoas organizada, e se veem obrigadas a desenvolver a gestão de voluntários para passar a contar com eles. Nesse caso, ela precisa ter, pelo menos, um Gestor de voluntários que tenha conhecimento e afinidades com o Terceiro Setor, formação na área de humanas, visão gerencial e noções de gestão de recursos humanos.
Pesquisas têm mostrado várias etapas da gestão de voluntários em que frequentemente as instituições encontram dificuldades e acabam ocasionando a uma evasão dos voluntários e que a presença de um Gestor de Voluntários pode contribuir significativamente para evitar essa evasão, além de garantir a qualidade das atividades prestadas pelos voluntários.
Estabelecer critérios para definir quais funções devem ser realizadas por profissionais remunerados e quais por voluntários; criar regras para os voluntários de convivência e trabalho, postura profissional, o que é permitido ou não fazer, o que é esperado deles, etc. e; comunicá-las aos mesmos para evitar conflitos posteriores.
A etapa de seleção de voluntários serve para a instituição selecionar os voluntários que deseja, assim também como ser escolhida por eles. Ainda hoje vemos instituições considerarem toda ajuda bem vinda, não conseguindo selecionar seus voluntários. Isto pode gerar problemas, pois um indivíduo que não consegue trabalhar de forma comprometida, respeitar regras e assegurar a produtividade, pode mais atrapalhar do que ajudar. Também é comum o voluntário chegar querendo ajudar e se dispondo a fazer qualquer atividade, cabendo à instituição ajudá-lo nesse processo de escolha, a partir de suas habilidades e/ou perfil, e não decidir por ele, pois tarefas não satisfatórias são uma das causas mais comuns de desistência de voluntários. Ter claro a descrição das funções atribuídas aos voluntários e os perfis adequados para cada uma delas é útil para ajudar o voluntário no escolher da tarefa. Por outro lado, para que o voluntário escolha uma ou outra instituição, a ele precisa identificar-se com a causa, com os valores e com as atividades da organização. Ainda encontramos instituições que ainda não tem um direcionamento claro, uma causa definida, um jeito de fazer específico ou um rumo que norteie para onde ela está indo, não gerando, por causa disso, identificação e comprometimento dos voluntários.
É possível escolher voluntários com qualificações adequadas, entusiasmo e boa vontade de realizar o trabalho, mas não se pode esperar que eles cheguem com conhecimentos e aptidões necessárias. Muitas das instituições recebem bem os voluntários, ajudam na escolha da tarefa e, a partir disso, os largam. Mais do que planejar a inserção dos voluntários, O Gestor de Voluntários procura promover e manter relacionamentos e fazer o acompanhamento dos mesmos. E este tem sido um gargalo de perda de voluntários, seja pelo fato das instituições não terem uma pessoa responsável pelo programa de voluntariado, ou pelo pouco tempo disponível para a tarefa, ou a falta de preparação e conhecimento para exercê-la ou tampouco o desejo de aprender. Mais ainda, vemos instituições que aceitam passivamente o sumiço de seus voluntários, sem nem ao menos tentar contatá-los para saber os motivos de sua desistência, para, quem sabe, propor melhorias em seus processos de gestão.
Gestor de Voluntários
O Gestor de Voluntários faz total diferença para o sucesso de um programa de voluntários, já que está atento desde o momento em que o voluntário ingressa na sua instituição, assim como acompanha e monitora toda a evolução de seu trabalho, promovendo-o, qualificando-o e valorizando-o.
Surge então a questão: que tipo de pessoa deve ser o Gestor de Voluntários? Qual seu perfil? Qual deve ser sua formação? Quais suas áreas de interesses e afinidades? Quais seus conhecimentos? Quanto tempo ele terá para se dedicar para a tarefa?
Se considerarmos que ao Gestor de Voluntários cabe o gerenciamento de pessoas, é evidente que é preciso, além de uma formação na área de humanas, ter visão gerencial e noções de gestão de recursos humanos. Se ele precisa mobilizar os voluntários para que se engajem, de boa vontade, na causa, e dar sentido às atividades dos voluntários, precisa conhecer a instituição, acreditar na missão da mesma, acreditar no valor do voluntariado e conhecer as tarefas destinadas aos voluntários.
Se ele precisa estar presente no momento em que os voluntários estão executando suas funções, deve ter tempo disponível para executar as ações que lhe cabem, tanto se for assumir todas as tarefas, como se for supervisionar outros responsáveis pelo voluntariado. Por ser “o ponto de referência”, ele não pode ser alguém inacessível aos voluntários.
Outras habilidades também são importantes para o exercício dessa função. O Gestor de Voluntários deve ser um líder, ter empatia e influenciar as pessoas, com facilidade de se relacionar com diferentes pessoas e lidar com a diversidade, de assumir atitudes de apoio, sugerindo e não impondo alternativas. Deve saber valorizar e reconhecer as habilidades individuais, encorajando as pessoas a serem ativas e a viverem conforme a consciência delas. E ainda estimular as relações entre as pessoas, ser capaz de intermediar conflitos com justiça e solucionar problemas. Ser uma pessoa proativa, coerente, com valores, princípios morais e éticos que norteiam a sua ação.
O Gestor de Voluntários precisa estar preparado para coordenar as ações dos voluntários dentro da organização ou do programa e avaliar os resultados obtidos. Será preciso entender o seu papel e as expectativas com relação a ele, percebendo que, além do gerenciamento em si, existe o seu papel de despertar consciências cidadãs, atuantes e realizadoras.
E para isso, Gestor de Voluntários deve buscar seu aperfeiçoamento constante, seu desenvolvimento pessoal e profissional, o desenvolvimento da instituição e dos voluntários, além de ser flexível, aberto a mudanças e questionando-se sempre se ele está sendo um bom gestor; como a instituição tem lidado com os voluntários; se os voluntários têm conseguindo se desenvolverem; etc.
